本文核心要素如下：企业发票报销须知、公司报销发票内容

文章摘要：在实际业务当中有不少类似的情况，先由员工个人垫资采购，再凭发票和其他相关的票据到公司财务处报销；员工报销时，需要有采购审批单、发票或收款凭证、相关人员接收或验收证明（如有必要）等，按公司内容规定流程审批后，财务才可以转给员工；

员工替公司垫钱买东西，这对于公司来讲是求之不得，而对员工来讲却充满未知风险。

现在来谈一谈，公司能否从公账上转账给员工。

①首先考虑交易的真实和合法性。即员工替公司买东西并垫款是受公司委托并授权，需提供釆买东西的授权凭证，同时按内控制度将东西验收入库并出具验收入库清单。

②考虑付款的真实性。即员工确实垫付款项，并不存在赊欠现象，单位应取得垫付款凭证。

③考虑东西的类型以及发票的类型。

所谓东西的类型指该物资是否是个人消费所用或职工福利所用，还是生产经营所必需。所谓考虑发票类型是指开具发票是增值税普通发票，还是专用发票，如果是专用发票，得考虑当地税务局是否着重强调三流一致。

④考虑报账手续、凭证是否齐全。

⑤考虑金额大小，因为金额大小直接影响银行和税务系统比对监控。

在考虑上述因素后，证明业务真实合法，手续齐全，财务可以从公账转账给员工，可通过其他应收(或其他应付款)进行核算。

转账给员工时，借记其他应收款，贷记银行存款。

收到入库验收单、授权釆买单、员工垫付款凭证、发票、经审批签字报销单及其他凭证时，借记库存商品(原材料等)，借记应交税费一一应交增值税一一进项税额，贷记其他应收款。

需要特别说明的是这种情形并不意味着虚开，虽然虚开发票一定三流不一致，但现实中三流不一致不一定是虚开，只要能证明业务真实就行。

因此，替公司买东西垫款在考虑上述因素后，从公账转给员工是可以的。

这种情况在有些企业还不少。笔者之前碰到过一个夸张的，一个IT的员工，用自己的账户给公司买电脑，结果因为工作太繁忙，手上囤积了5、6万的发票一直没有报销。有人说他太傻了，白白为公司垫支，有人说他赚了，因为买电脑会有些赠送的积分，都到个人卡上了。

从事实来讲，他确实是为了公司买的电脑，每一台都是给公司的员工在使用，发票和每一台电脑都能匹配上，替公司垫了这么多钱，还没收利息，自然应该报销给他；但从财税的规范性来讲，他这种看似“大公无私”的行为，却也可能存在一些隐患。

1.到底能不能报销的问题

虽然说我们平时都说要“三流一致”，即保证货物流、资金流和发票流的一致性。但是在有些特殊的情况下，也会出现这种三流不一致的情况。比如员工要出差去住宿酒店，然后再回来报销，这样的情形也很普遍。虽然是员工垫支的，但仍然是可以进行报销的。

国家税务总局2016年5月26日视频会政策问题解答也有说明：“现行政策在住宿费的进项税抵扣方面，从未作出过类似的限制性规定，纳税人无论通过私人账户还是对公账户支付住宿费，只要其购买的住宿服务符合现行规定，都可以抵扣进项税。而且，需要补充说明的是，不仅是住宿费，对纳税人购进的其他任何货物、服务，都没有因付款账户不同而对进项税抵扣作出限制性规定。”

但是，虽然如此，我们在最后的报销环节，还是有一些需要注意的事项：

首先，要取得符合规定的发票，比如发票为公司的抬头，没有取得合规的报销凭据，那么也是不能报销的。

其次，要符合公司的内部规定。比如发票所列示的商品是公司所要求的，价格在预算的范围之内，该项列支已经提前获得了相关的审批。

最后，这笔款项是以什么方式进行报销，之前有没有预支过款项，那么要进行多退少补，没有预支，那么员工直接进行报销。

2.尽量选择最优的方案

有时候情况特殊，比如时间紧迫，员工临时性地垫支了。但是在大部分的情况下，还是应该制定规章制度，来优化这样的流程。

首先，考虑能不能对公转账。对于金额比较大的交易款，是不适合让员工来垫支的。像之前的买电脑，就不适合让员工垫支。

其次，考虑特殊的岗位，确实需要垫支的，那么可固定一个流程，比如安排小额的备用金，进行周转。

此外，从内控的角度来讲，即使出现临时垫支的情况，也应该得到相应等级的批准，然后再进行执行。后期，也需要仔细检查相关的原始单据，确保与实物和事先的安排相一致。

总的来说，出现这样的情况，可以从公账上进行报销，但是要想想有没有流程优化的空间。

当然可以对公转账

实务中，员工垫款给公司购买物品或发生费用的情形非常多，也给公司带来了方便。当然，并不是每笔垫款公司都可以给员工转账报销的。

这个转账是有前提的。

一、业务必须真实

业务必须和企业的经营相关，而且必须客观、真实发生。

二、业务必须事前经过权属人员同意

事前有预算，而且业务发生得到事前的批准。比如费用的金额、资产的数量和金额等，事前得到有审批权人的批准。

三、票据合法，符合公司报销制度

发票按公司要求开具，要求开专票就开专票，要求普票就开普票。发票抬头、内容、金额等符合公司财务报销的要求。

比如垫支的会议培训费，除发票外，还要有会议通知、课程、签到表、会议照片、费用明细；比如物料的报销，除发票外，还要有出入库单、领用记录、验收单等。

四、资金流向对方单位

报销严格的单位还要员工提供垫块资金流向证明。比如，现金支付的，要有对方的收据；微信、支付宝、信用卡支付的，要有刷卡记录或刷卡小条；网银转账支付的，提供网银转账记录。

尽管符合上述条件员工可以垫款，但个人建议垫款仅限于零星物料采购和小额费用的支付。如果额度较高，建议对公转账处理。当然，如果单位资金紧张，建议员工垫款时还是要好好考虑考虑的。

当然可以。

员工替公司垫钱买东西，这种情况多是一些日常采购，一般金额不大，在现实中经常发生。员工购物后凭发票到公司报销，简单方便，省的先借款再凭发票总账。

1、采购必须事先经相关部门或人员同意。

在管理规范的公司，一般需要有采购审批单，在小企业，需要老板点头同意。

2、必须取得发票等有效凭证。

按规定应当取得发票的，必须凭合格有效的发票报销；依法可以不取得发票的，如对方为从事小额零星经营业务的个人，支出可以以收款凭证作为报销依据，收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。

3、转款给员工时，需要有企业内部报销流程。

员工报销时，需要有采购审批单、发票或收款凭证、相关人员接收或验收证明（如有必要）等，按公司内容规定流程审批后，财务才可以转给员工。

4、员工采购时尽可能不直接支付现金给对方。

如确有需要，在支付现金的情况下，建议对方打个收条作为公司已付款的证明，这样手续更为完善。

5、员工报销时，公司可以转账，也可以支付现金。

员工报销时，建议直接转账支付。如金额不大，也可以支付现金，但员工必须在报销单上收款人处签字证明收到现金。

当然可以。在实际业务当中有不少类似的情况，先由员工个人垫资采购，再凭发票和其他相关的票据到公司财务处报销。这种操作对公司来讲没有什么风险，反倒替公司节省了资金的使用成本。

但是企业也需要注意一些事项，免得给自己带来麻烦。

要确保员工采购符合公司的要求，开具的发票和支付的金额必须相符，禁止虚开发票。

很多企业的财务上在支付员工采购是垫付的资金是比较担心的一点，就是虚开发票的涉税风险。

实际上，只要采购的物资，开具的发票和支付的金额都能够相互印证，并不会给公司带来任何涉税风险，支付方式并不影响发票的抵扣。

假如，公司员工李某个人垫资5000元替公司采购一台电脑，但李某动了歪心思，要求销售方开具了一张6000元的发票，并拿发票到公司财务处报销，套取公司资金1000元。

这种行为，从性质上来讲，一是骗取了公款；二是给企业带来了虚开发票的严重风险。

所以，企业在对员工垫资采购物资时，应当对支付凭证和发票等相关的证明材料进行相互验证，避免员工借机从中牟利，也可以规避虚开发票的风险。

要对发票开具方和实际销售方进行验证，避免员工从第三方取得虚开的发票。

有些企业员工为了贪图便宜，到一些没法提供发票的小供应商处采购物资，而到另外一些单位去“买票”。这种类似的情况也比较常见，特别是在企业员工出差、吃饭、宴请客户时，拿不到发票就花钱去“买票”。

所以企业财务在报销时，一定要擦亮眼睛，首先核对发票的真伪性，其次要核对发票开具方与实际交易方是否相一致。因为很多企业的员工虚开了发票反而不自知，是没有财务人员严防虚开发票这种观念的。

员工替公司垫钱买物品并开具了发票，公司是可以用公司账户转账给垫款的员工。

现实中，这种员工垫款购买物料的行为，还是很常见的。但这种为公司垫款的员工，主要为负责公司物料采购的业务人员，且一般是备用金已经使用完，但公司还没有结算报销。当然不排除，在生产经营过程中发生的突发或特殊情形。

如，企业在生产加工过程中，于某公休日突然出现设备故障，且企业没有储备该设备备件，这种设备备件为关键设备，没有该设备只能停产。为了尽快将设备组织进厂，工程部人员自垫差旅费和采购款到设备厂家进行采购。这种情况，即便是现金采购的金额很大，那么企业也应该将工程部人员发生的差旅费和设备采购款项据实报销。

尽管员工为公司采购物料而垫付资金的行为会时有发生，但还是应该尽量控制这种行为的发生，毕竟从公司内部控制的角度，大量的员工垫款或现金采购，还会存在一定的管理问题的。还需要企业完善员工现金垫款采购管理：

1、确保业务的真实性，当然也不排除有个别员工，通过虚开发票的方式，套取现金。比如，零星物料采购的实际采购金额为800元，业务员却让商家开具1000元的发票，员工从中谋取利益200元。由于是员工垫款且物料品种较多，则这种情况企业一般很难发现。

2、制定规范的员工现金垫款的相关管理规定，制度中应明确规定，原则上不允许员工垫款采购，如有特殊需要采购物料的员工垫款，应事先征得上级和财务部门的同意，否则企业将不予报销。

有这样一个真实案例，某企业采购经理习惯使用现金采购，且习惯性垫款，当企业财务实施严控现金结算业务，非必要则应通过银行结算时，这位采购经理强烈反弹，竟然直接叫板财务总监，如果为此耽误生产怎么办？谁来负责？——财务总监与采购经理的博弈惊动了老板，好在老板制止了采购经理，同时安排审计部门核查其负责的采购业务，发现了采购经理收取回扣等相关问题。

尽管垫款采购业务的结算金额相对较小，但商家是非常高兴的，因为没有账期，即时收到了现金，同时或许就会产生商业腐败行为，进而损害企业利益。

3、在取得发票的规范性方面同样需要规范，如发票抬头等信息应为企业的内容，如果收到的发票抬头等信息不符，则企业也不能给予报销。同时，还要注意开具发票方与业务交易方一是否致，否则企业有面临涉税方面的风险。

总之，员工替公司垫钱买物料并开具了发票，公司是可以为垫款员工付款的，而且这种结算方式原则上没有什么大问题。但是企业从内部控制的角度，还是应该减少这种结算方式的发生，既要关注业务的真实性，控制企业内部的管理问题；也要关注企业收到的发票与业务交易方是否一致。

我是智融聊管理，欢迎持续关注更多财经话题。

2020年9月10日

关于这个问题回答如下：

1.这种情况没有任何问题，只要业务是真实的，就不会有任何问题。员工一些办理公司业务的支出在公司报销属于企业实务中非常常见的现象。

2.不过这种情况需要注意是，如果涉及金额较大的话，比如一般5000元以上作为员工来讲，建议最好转账支付相关支出，尽量不要使用大额现金交易，便于以后对业务事项真实性进行核查。如果员工垫支采取的是大额现金交易的办法，可能会让税务机关对真实性产生怀疑。

3.实务中经常会遇到有员工通过大额现金支付这种方式处理。有的可能业务是真实的，有的业务可能是虚假的。是员工通过第三方虚开的发票到公司进行报销。一旦这种情况被税务机关查处，可能面临补缴税款、滞纳金和给予行政处罚的风险。

个人垫资再报销在企业中是在所难免的，但只要真实存在、合法合规就不用太担心。让企业产生顾虑的点不外乎，即便确实是和经营相关，但是不知道税局会怎么判断。公司报销流程必须完善，合理合规报销费用，让税局查不出问题，企业解释合理。但是如果公司出现以下2种情况，很有可能会被税局要求整改：