本文知识点归纳及重点：公司私车公用报销规定、公司用员工车辆如何报销费用

文章摘要：私车公用的财务和税务处理难点在于各种开支用途很难清楚区分，容易公私混用私车公用，一般是企业的员工或者股东把私人所有的车辆用于公司生产经营，发生的费用由公司财务进行报销；在没有签订租赁合同，也没有签订私车公用协议书的情况下，支付给员工车补，或者允许员工使用发票在公司报销一定费用，则员工按”工资、薪金所得”计算缴纳个人所得税；

私车公用在现在社会中非常常见的现象，其报销问题处理起来，其实并不难，只是流程比较多而已。

私车公用一般情况下可以报销的所有费用包括汽油费、过路过桥费和停车费。

解决私车公用的方法有：

一、最简单的方法可以用公里数作为交通补贴的核算依据。

将其费用以交通补贴的方式，补贴计入员工的当月应发工资，按月发放。

这种方法，

优点在于

不需要提供发票；

工作量小；

缺点

对于员工和企业来说，需要额外承担个人所得税、社保；

交通补贴的金额核算比较困难。

二、签订租车协议

员工与公司签订租车协议：员工将车辆租给公司，公司支付租赁费给员工，员工代开增值税发票给公司入账。

当然平时用车过程中产生的加油费、过路费、停车费等凭发票可以抵减部分费用。

三、建立报销制度、凭票报销

可以建立“私车公用”的报销制度

出车时要登记好出车公里数和回车公里数，可先拍照记录后填表。

（回车里程数-外出里程数）*补贴标准=实际油费报销金额。需要开具相应金额的油票。

开发票时核对清楚公司名称及税号等信息，避免开错，开错将退回重开

按照报销标准，填写报销单，然后报销公车私用的产生的费用。

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私车公用的现象比较常见，但是私车的各种开支很容易公私不分，不同的报销方式涉税处理也不一样。因此报销问题比较考验财务人员的税收政策把握能力，涉及到企业所得税、个人所得税、增值税和印花税等多个税种，一个综合性的涉税难题。

私车公用的财务和税务处理难点在于各种开支用途很难清楚区分，容易公私混用

私车公用，一般是企业的员工或者股东把私人所有的车辆用于公司生产经营，发生的费用由公司财务进行报销。这类开支一般包括油费、过路费、停车费、修理费等日常性的费用，少数还包括车辆的年检费、保险费、甚至是车辆购买费、车辆购置税等车辆产权有关的开支。

由于使用车辆是比较随意的，实践当中想要区分清楚到底是公用还是私用比较困难。这就导致一方面容易发生公司员工套取公司资金的情况，另一方面容易发生涉税风险，把不该列入公司成本费用进行列支，一旦被税务查实，就要补税，加收滞纳金，甚至缴纳罚款。

私车公用采用两种不同的报销方式，涉税处理不一样

目前私车公用的报销方式主要包括两种，一种是不签订车辆租赁合同协议，通过发放补贴方式进行定额报销或者凭票报销；另一种是企业与员工签订车辆租赁合同协议，企业以支付租赁费的方式来列支。

第一种方式：租赁模式——签订车辆租赁协议，向员工支付租赁费

这种租赁模式要求企业与员工签订车辆租赁协议，根据协议约定向员工支付租赁费，涉及到企业所得税、个人所得税、增值税和印花税。

一是企业所得税。凭借合法合规的发票在企业所得税税前列支，同时金额应当是与生产经营有关的、真实的、较为合理的，不能金额畸高，否则容易被税务局查账。

二是个人所得税。企业在支付租赁费用时，要代扣代缴财产租赁所得的个人所得税，适用税率20%.

三是印花税。签订的车辆租赁合同属于“财产租赁”类，合同双方都应该缴纳相应的印花税，适用税率千分之一。

四是增值税。员工向税务机关代开车辆租赁发票，如果金额超过增值税起征点，员工在代开发票时需要缴纳增值税及附加税费，适用征收率是3%.

另外，在租赁模式下，因为已经向员工支付了租赁费，就不得再以员工发生支出的油费、过路费等发票重复报销或者在税前扣除。

第二种方式：补贴模式——向员工定额支付或者凭票支付用车补贴

补贴模式一般不签订租车合同，直接向员工个人支付定额的补贴或者凭员工提供的油费、过路费、停车费等发票据实报销。

这种模式下，主要涉及的税种就是个人所得税。

根据《国家税务总局关于个人因公务用车制度改革取得补贴收入征收个人所得税问题的通知》(国税函〔2006〕245号)第一条规定，因公务用车制度改革而以现金、报销等形式向职工个人支付的收入，均应视为个人取得公务用车补贴收入，按照“工资、薪金所得”项目计征个人所得税。

所以，如果采用这种模式，员工取得这类补贴收入应该并入“工资、薪金所得”项目所得，在每个月进行预扣预缴个税。

这种模式是不需要员工提供的发票入账，按照企业发放工资薪金相关要求进行税务和会计处理即可。

另外，因为把对员工的车辆补贴费用并入工资、薪金，可能会引起社会保险费和企业年金、职业年金、住房公积金项目的缴费基数发生改变。

第三种处理方式——将个人车辆过户到公司名下。

对于企业老板或者在企业任职的大股东而言，可以把新购入的车辆直接登记在企业名下，或者将个人使用过的车辆以二手车的形式转让给企业。这样做有一个好处，也有一定的风险，但是风险较小。

根据增值税的有关规定，个人销售自己使用过的物品是免征增值税的。而对于企业老板或者任职的大股东来说，平常使用车辆的频率本身就很高，可以直接将个人名下车辆过户至企业名下。只需要少量的过户工本费，过户成本几乎是没有的。

主要优点

一、如果开具了二手车销售统一发票，企业可以抵扣增值税进项税额。

二、车辆登记至企业名下，就作为固定资产管理了，那么可以每年摊入折旧额分期扣除，同时车辆的保险费、油费、保养费、通行费、修理费等一系列开支全都可以在税前扣除。如果取得了增值税专用发票，还可以抵扣进项税额。

所以在税收上可以获取不少抵扣的利益，有效减轻企业的税负。

主要缺点

一、车辆过户至企业名下，意味着不是个人财产，是公司的公共财物。如果企业的内控制度比较严格规范，原车主对车辆的使用、支配可能不再那么自由了。

二、如果名义上将车辆过户至企业名下，实际上仍然主要用于私人用途。根据实质重于形式的原则，税务机关可以根据检查的实际情况，对成本费用进行调整。企业可能会有一定的涉税风险，但是最开始我就说了，车辆的用途是很难分得非常清楚的，公私混用的情况非常普遍，也很难查。

总体而言，第三种方式比较适合于企业股东或者老板，对于企业员工并不太合适。在税收上虽然有一定风险，但是就目前的征管水平来看，还无需太担心，基本上没什么风险。

员工私车公用的财务处理，目前比较常见一是按交通补助处理，二是签订用车协议。

具体如下：

1、交通补助

如果该员工没有与企业签订企业用车的协议，该笔报销款只能按支付工资薪金处理，需要并入当月工资总额申报个税，并且从严格意上讲，要做为社保的缴费基数。

具体处理有两种方式，一是每月固定发放一定金额。这样不能准确核算用车费用。

二是员工按实际发生的费用，持单据到财务报销。

以上两种方式的结果是一样的，就是要将员工取得的收入并入当月工资薪金所得代扣代缴个人所得税。

该方式处理简单，员工不用去税务代开发票，但员工要额外承担个税，并多扣社保。

2、签订用车协议

员工与企业签订企业用车协议，企业向员工支付租赁费。员工收到租赁费用，应到税务机关就租赁行为代开发票，按照“有形动产租赁”税目缴纳增值税后，方能到企业报销相关的车辆费用。有了合同和缴税凭证，租赁行为才能被认定具有真实性。签订用车协议后，车辆的油费、修理费、过路费、停车费等凭合法有效凭据税前扣除；与车辆所有权有关的固定费用包括车船税、年检费、保险费等，不论是否由企业支付都不能企业所得税前扣除哟。

另外，如果员工将车辆零租金租给企业使用，税务机关会认为无租金租赁协议不符合市场规律，会核定租金；部分税务机关认为无租金租赁协议情况下，车辆所发生的费用依然应归属个人费用，不得计入公司费用。

该方法下能准确核算企业的用车费用，也不会增加员工的个人负担。

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什么是私车公用？

私车公用是指企业员工在企业经营过程中，以私家车为企业提供的支持或服务，包括代替班车上下班、取代公出打车，甚至以自己的车身为企业做广告等。而与小汽车有关的费用主要包括购置费用，持有期间各类保险费、维护修理费用，以及运行等费用。员工开自己的车为公司办事，公司会报销部分交通费。这么做，公司节省了成本，个人也可以受益。

随着社会的高速发展，个人经济收入的快速增长，私家车越来越多，私车公用现象也越来越普遍。由于汽车的所有权不属于公司，并且在纳税人对私车公用的税务处理，税务总局也没有统一的具体规定，这样对纳税人带来很大的税务风险。

那么我们站在企业角度从税收方面来分析私车公用存在的问题：

一、增值税

1、员工购买车的增值税进项税不可以在公司进行抵扣，根据《中华人民共和国增值税暂行条例》条例第十条和细则第二十五条明确规定，对企业购入的应征消费税的摩托车、汽车、游艇取得的增值税进项税额不得抵扣。由于私家车的车主是公司员工而不是公司，所以员工个人购买的私车与公司无论签订私车公用协议还是签订私车租赁协议，该车购进时的进项税金都不可以在公司进行抵扣。

2、公司收到的增值税专用发票可以抵扣增值税进项税，根据《税务机关代开增值税专用发票管理办法（试行）》规定：”增值税纳税人发生增值税应税行为、需要开具专用发票时，可向其主管税务机关申请代开。”第五条规定：”增值税纳税人是指已办理税务登记的小规模纳税人（包括个体经营者）以及国家税务总局确定的其他可予代开增值税专用发票的纳税人。”因此，如果小规模纳税人（包括个体经营者）或一般纳税人与公司签订汽车租赁协议，可以要求当地税务部门代开或自行开具增值税专用发票，则公司可以抵扣增值税进项税；员工个人与公司签订租车协议，需要员工个人到当地税务主管部门只能代开租赁业普通增值税发票，不能够抵扣增值税进项税。

3、汽车产生的汽油费、修理费等费用的进项税额可抵扣，根据《中华人民共和国增值税暂行条例》第十条规定：”下列项目的进项税额不得从销项税额中抵扣：用于非增值税应税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物或者应税劳务；非正常损失的购进货物及相关的应税劳务；（三）非正常损失的在产品、产成品所耗用的购进货物或者应税劳务；国务院财政、税务主管部门规定的纳税人自用消费品；本条第（一）项至第（四）项规定的货物的运输费用和销售免税货物的运输费用。”因此，员工与公司签订私车公用协议或私车租赁协议的车用于企业，用于生产经营耗用所产生的相关费用，如果能取得增值税专用发票，其增值税进项税额可以抵扣。

二、企业所得税

在私车公用协议中约定的企业真实发生的与取得收入相关的汽油费、过路过桥费、停车费等符合《企业所得税法》第八条规定的支出可以在企业所得税税前扣除。但应由汽车所有人承担的汽车本身的支出，如车辆保险费、车辆购置税、折旧费等不可以在企业所得税税前扣除。

在租赁合同中约定用途并由公司承担的汽油费、过路过桥费、停车费等，在取得发票的情况下，则可以在企业所得税税前扣除。但在租赁合同中约定的应由汽车所有人承担的汽车本身的车辆保险费、车辆购置税、折旧费等支出，不可以在企业所得税税前进行扣除。

三、个人所得税

公司使用员工车辆，有以下3种方式：

1、直接给职工发放车补或者允许员工在公司凭发票报销一定的费用；

在没有签订租赁合同，也没有签订私车公用协议书的情况下，支付给员工车补，或者允许员工使用发票在公司报销一定费用，则员工按”工资、薪金所得”计算缴纳个人所得税。

2、员工和公司签订租赁合同，公司租用员工车辆并支付租赁费用。

公司与员工签订租赁合同的，支付给员工的租金等费用，员工向税务机关代开发票是按”财产租赁所得”计算缴纳个人所得税。

3、是公司与员工签订私车公用协议书，在协议中约定由公司承担的汽油费、过路过桥费、停车费。这些汽油费、过路过桥费、停车费，不属于员工在公司任职或者受雇有关的其他所得，不缴纳个人所得税。

总之，对于私车公用的税务纠纷一直是比较棘手的问题，只有合理签订私车公用协议与汽车租赁合同，才能确保公司和个人的利益，也从不同程度杜绝了公司与个人在税务缴纳上的矛盾。

私车公用费用如何扣除？税局开出了6个条件

问：企业租用员工车辆用于日常经营所需，车辆产生的哪些费用可以报销入成本？维修费和保险如在合同列明是否可以入成本？

答：国家税务总局广西壮族自治区税务局12366纳税服务中心：尊敬的纳税人您好！您提交的网上留言咨询已收悉，现答复如下：根据《中华人民共和国企业所得税法》（中华人民共和国主席令第63号）第八条的规定：“企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。”同时根据《中华人民共和国企业所得税法实施条例》（中华人民共和国国务院令第512号）第二十七条的规定：“……企业所得税法第八条所称合理的支出，是指符合生产经营活动常规，应当计入当期损益或者有关资产成本的必要和正常的支出。”因此，单位支付的租金可以按上述规定进行税前扣除。

除实际支付的租金外，如何判断在租赁期内发生的各项费用属于“企业实际发生的合理的支出”、“符合生产经营活动常规”在企业所得税前进行扣除，应满足以下条件：

1.单位与个人签订汽车租赁协议；

2.协议约定的租金价格应与市场平均价格持平，租金收入不能明显偏低（企业无租使用个人汽车的不符合该条件）；

3.向个人支付汽车租金的单位应按“财产租赁所得”项目代扣代缴其个人所得税；

4.在租赁期间发生的汽油费、过路过桥费、年审费等各项费用支出所取得的票据应与签订租赁协议中的汽车牌号一致；

5.单位支付租金应取得合法有效的发票；

6.属于企业实际发生的与生产经营有关的支出（与企业生产经营无关的个人支出不允许在企业所得税前扣除）。

因此，同时符合上述条件的，在租赁期内使用汽车所发生的汽油费、过路过桥费、年审费等费用支出准许在企业所得税前进行扣除。

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私车公用，在实际中是经常遇到的一种情况，有时候路程并不算特别远，相比乘坐高铁等工具来说，自己开车反而更加方便。

但私车公用，就会涉及到相关的过路费，油费等费用的报销。从业务层面上来讲，肯定是可以报销的。因为这都是开展业务正常发生的。从财务的角度上来看，对于油费等的真实性和合理性不太好判断，比较难把握和报销。

那么，在实际中，企业一般说如何解决这类问题了？具体来说，一般说两种方法。

一是采用报销油费和路桥费的方式。这种报销方式是必须要求油费，路桥费的时间和出差申请单的时候相对应，同时，加油费的加油点业要在出差的路径上。路桥费上面会有写高速路口等信息，时间，地点等都需要合理一致。不能出现逻辑上不合理的情况。

另外，对于加油费的金额的合理性，让采用私车公用的出差人填写相关说明，出差路程多远，多少公里，报销油费多少。在合理性不存在大问题，也是可以报销的。

（2）给员工发放出差补贴和交通补贴的方式，来保障私车公用的员工不会自己垫资。

具体来说，就是对私车公用的人员，给予一定额度的交通补贴和出差伙食补贴等。当员工私车公用时，凭借相关出差申请，给予发给出差补贴和伙食补贴。当然，这存在一刀切的弊端，可能部分人员需要自己承担部分，但多少能报销部分，也是不错的。

以上就是私车公用的常见解决办法，希望回答对您有用，欢迎评价讨论

公车私用并不是什么难题，很容易解决，最简单的处理方法就是用车补贴。

我知道的龙湖地产就是采用的补贴，成本造价岗位每月补贴1500元，计入应发工资中，某城投公司也直接采用的补贴，机关、事业单位也是采用这种固定金额的补贴。