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老常看内审说内部控制 - 业务与财务衔接关系的几点发现

其实不管内控管理也好,日常运营也罢,一个组织部门内部管理推进一般不会很差,但问题往往会出现在部门与部门的衔接环节,出现这种情况的原因众多,但关键原因我认为是内控流程的设计和信息的传递存在问题。

1、部门墙存在不可否认,打通墙的办法除了拆墙,还可以挖洞,将部门与部门之间串起来,那除了榔头,还有流程;那么如何让流程高效流转,就需要设计管理指标,比如流程停留时间考核等

根据我的理解,部门内部的流程管理,那是属于内循环,属于自身规范管理和提高效率的手段;但涉及到两个或两个以上的部门,那么就需要各自岗位职责,来处理流转过来的业务流程,要么是线上系统传递,要么是纸质传递,但如果要确保管理高效,就必须通过授权审批、线下充分沟通、在可控条件下减少审批环节、强化线上审批停留时间考核管理等手段,可以确保线上流程的顺畅和及时传递,这是信息化实施的目的,也是效率改善的手段。如果现在还存在领导出差字签不了,事不能办的情况,就得考虑换领导啦。

2、部门之间通过线上审批形成的线下资料如何传递和管控,这是信息和档案管理重点。我认为,线上和线下必须要确保信息一致,有人主要依靠线上信息流转来判断信息的准确、完整和合规,我认为是不妥当的,线上走流程,仅仅是一个控制手段而已,真正的信息传递上需要线下配合完成。

在现实穿行测试审计过程中,总有人会说,信息资料保存在系统里,那么线上信息的来源在哪里?肯定存在与之相关的其他数据,这是信息之根本。比如申购计划的发起,需要考虑实际库存,市场计划、物流能力、采购周期、用款计划等因素,就拿实际库存来说,如果没有日常盘点,能够通过系统反馈真实的数据信息吗?那么,盘点准确吗?谁来确保?市场计划准确吗?准确率有多高等,基础信息一旦缺乏,信息系统管理就如无源之水。由此可见电子信息档案和线下纸质档案的传递和保管同样重要,当然无纸化办公条件的成熟,逐渐会减少纸质资料,但我认为传统制造业,永远不会消失原始资料的管理。

3、有了流程和线下信息管理意见的铺垫,那么现在来看,财务作为最后的账务管理环节,哪些原始的单据和票据需要传递到财务部门呢?那么财务部门在最后环节又起到何种作用呢?

可能有人会说,不就是报销的时候,需要拿着发票啥的吗?但在费用层面说,没有问题的;但原材料入库呢?材料出库呢?应付挂账呢?成本核算呢?每个环节需要哪些原始单据需要传递到财务部门呢?可能对于一般财务人员来说,这是一个非常简单的问题,有人说,我们就用什么什么单据处理账务,站在合规、准确、完整性的角度考虑,是否真正实现了传统的账实相符呢?日常审计过程中,最基础的账实相符也达不到的情况大把存在。为什么?我认为主要就是线上信息数据的传递,逐渐麻痹了部分财务人员,总认为信息查查系统就可,线下数据就没有必要如此较真。说实话,部门中间表单,确实没有必要传递,但必须要确保财务原始单据真实、准确、完整、精准地体现业务信息。当然,如果根据目前的发展趋势,随着云存储、区块链技术的成熟,实现完全电子化管理应该会成为可能。

4、对审计工作的挑战,如何规避?其实发展是同步的,企业运营管理技术、手段和能力的不断提升,同时也在倒逼审计管理能力的提升。

可能没有从业过互联网、金融类行业的缘故,在我看来,对于信息传递这块审计的方面不是很了解和掌握,但有一条,业财融合、业审融合是必须的。尤其是作为内部审计人员来说,如何跟随时代发展步伐,不断提升发现问题和解决问题的能力,才是永恒不变的话题。在我看来,以下四个方面必须努力做到。

1、熟悉所在公司的业务,且了解所处行业的情况,并能够实现横向纵向比较,成为有主见的人,而非人云亦云。

2、不断的总结和学习,学习很重要,会学习更关键,精力有限,如何规划和设计学习,显得尤为重要,如自学、向同行学等等。

3、认知很关键,一个人永远挣不到认知以外的钱,就是这个道理。有了明确的职业规划,才知道从哪方面下手,到处乱扒拉,最终形不成自己的核心竞争力。

4、审计是一门技术活,同样是一个经验活,有人敏感,有人懵懂,选择赛道同样很重要。

作者:老常看内审 来源:中国会计视野

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文章名称:《老常看内审说内部控制 - 业务与财务衔接关系的几点发现》
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