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数字员工(RPA)在物业财税业务中的场景应用——发票管理

作者:极致数字物业

发票是企业会计核算的原始凭证,也是企业缴纳税费的费用凭据,进行发票管理对企业核实经营业绩情况、完善财税监管职能、接受监管部门审核有着举足轻重的作用,因此,企业对发票的管理务必及时、完整、准确,才能更好地支撑业务发展。

但当前物业企业发票管理的过程中,进项发票的收集获取,依靠关联方开具发票后的付款和报销;识别真伪,需要登入发票查验平台,手动按单输入发票代码、发票号码、开票日期、开票金额等;核查重复,通过人工查找大量已入账发票信息;保存归档,由以人工做成的纸质形式进行保管。对于集团型物业企业来说,获取、了解各区域公司纳税情况,则是让区域公司上报,不能通过发票来核查税额抵扣是否正确等情况。

因此,在传统发票管理的过程中物业企业主要面临以下痛点:

1、进项发票获取具有滞后性,企业不能及时知晓抵扣税额、转出税额、待转税额等,进行合理的税务筹划

2、发票验真、验伪、验重不仅消耗人力、时间,且容易遗漏校验,可能会给企业造成接受虚开发票等的税务风险;

3、以纸质形式进行发票存档,不便捷保管和查阅,易增加管理成本,降低管理效率;

4、进、销项发票信息汇总困难,时效性差,不利于集团核实区域公司经营业绩情况和缴纳税费情况。

面对物业企业当前的发票管理痛点,我们在发票管理过程中引入RPA机器人,帮助企业建立全量、全状态的结构化数据集发票池,方便企业对发票的汇总、验真、防重、归档等,进一步实现集团税务的统一管控。

RPA机器人帮助物业企业创建发票池进行发票管理的具体流程:

一、RPA自动登入税务系统,获取及时、完整、准确的发票信息

各区域公司授权RPA登入综合税务平台权限,RPA依据设置好的规则自动登入税务系统,及时获取完整、准确的企业相关进、销项发票信息,汇总到发票池。

二、系统自动解析发票影像,高效、便捷存档各类型发票

系统支持多种类型的发票自动解析出发票要素,包括纸质发票、电子普票、电子专票、交通票等,并形成影像汇总、存档于企业发票池。

三、RPA实时更新发票状态,轻松实现发票验真、验伪、验重

RPA实时获取付款、报销业务的发票状态(签收、抵扣、入账)更新进发票池,并自动将已上传解析的发票与发票池内的发票进行要素和状态比对,轻松查验出发票的真伪、重复。

通过RPA建立发票池可以为物业企业带来哪些价值?

1、降低进项发票获取滞后带来的难以及时抵扣税额的弊端,提高税务遵从度,使企业能够更合理地进行税务规划;

2、高效地验真、验伪、验重,可大幅减少人力、时间成本,帮助企业规避接受虚开发票、重复报销等税务风险;

3、减少纸质形式发票存档带来的人力、财力、时间、空间成本,方便企业进行发票存档、查阅和审计,也能为企业会计档案电子化打下坚实基础;

4、让集团企业能够对区域公司纳税情况进行精细化管控,实现以票管税,提高集团企业对税务的统一管控水平;

5、可进一步与对应业务相关联,建设企业的业财税一体化,对业务进行全流程管理,大幅提升内部管控能力。

通过RPA为物业企业建立发票池,可实现“发票未到,数据先行”,让发票管理数字化,进一步帮助企业合理筹划税务、规避税务风险、降低管理成本、提高管理效率,实现集团对企业税务的统一管理。

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文章名称:《数字员工(RPA)在物业财税业务中的场景应用——发票管理》
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