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自动生成客户对账单(数据整理、客户对账神器-Power Query)

本文核心要素如下:数据对账方案、自动生成客户对账单

数据对账方案

练练在深圳

深圳市民中心对面写字楼

每月的月初,练练都要给很多客户对账、给销售团队计算提成,核算繁锁复杂,涉及收入比例的分成、对应成本费用的计算与扣减、还有交叉对账、数据笔数大,然后每月都要刷新本年度累计的对账表、提成表,并分别导出对账表、提成表分发给相关客户或销售团队。

这么庞杂的数据对账与核算,如果出错了,就要用10倍的工作量改错修正,非常不值得。但是作为个人,手工对账出错的概率是存在的,还有律所主任私信练练,他的出纳每月对账都会因为认款、付款等问题导致计算不及时、不准确,耗时费力,准备改变出纳的工作方式。

练练平时对账,几乎不会出错,除非对业务理解有偏差或部门提供的基础数据有问题,才需要去更正修错。

那练练如何快捷高效完成每月的对账工作的呢?

一、必须安装Excel365(当然office2019、office2021也可以),然后设计好对账模版的源表,并调用Power Query查询,只要把基础数据录入或搬运到源表中,通过Power Query查询源表,就可以按需要直接刷新导出所有的对账表数据,而且数据维护也很方便,基础数据有变动或增减时,直接在源数据更改或录入,就可以一键自动刷新对账表,每份对账表、每月的累计数、分类汇总数都是这样刷出来的。

二、遇到对账表结构需要更新更改时,先对源表格进行更改,再更改整理、查询的数据,然后重新刷新导出对账表。这里特别要注意的是,源表的表格结构不可随意更改,否则要同时更改Power Query查询后才能导出对账表。

三、每月对账表的格式和表格都是一致的,从源表中自动导出的对账表,分发给相关人员,不但快捷高效,重点是智能工具计算出来的数据,出错的概率很低。

这样精准高效的对账方式,不是税务局门口财务公司的各类人员可以做的,也不是普通会计可以做的,只有通过实操的训练、学习和使用最前沿的智能工具,才可以做出来。

那些还在用Wps软件的财会人员,就更加不可能用Power Query查询数据整理对账了。Wps软件只适合一些常用函数、数据透视表处理。当然VBA也可以做到,但对于非编程出身的财会人员,应用起来就相对吃力了。

实务中操作的真实数据,不便展示出来,写此文的目的,是给大家提供一个思路,对于整理数据、客户对账,只要理顺了,核算模版设计好了,就相当于一个小程序,好用又智能。

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Vivian_Lin 编辑于2021年4月6日,欢迎评论与转发,感兴趣的朋友也可以在后台私信讨论。

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文章名称:《自动生成客户对账单(数据整理、客户对账神器-Power Query)》
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